Adatfeldolgozási megállapodás
1. Felek és szerepek
- Adatkezelő: az Ügyfél (az ÁSZF 1.3. pontja szerint).
- Adatfeldolgozó: [SZOLGÁLTATÓ NEVE] (az ÁSZF 1.1. pontja szerint).
- Az Ügyfél dönt arról, milyen személyes adatot rögzít a programban, és milyen célra használja (számlázás, nyugtaadás, készlet- és partnernyilvántartás, könyvelés előkészítése). A Szolgáltató ezeket az adatokat kizárólag a szolgáltatás nyújtásához, az Ügyfél utasítása szerint kezeli.
2. Tárgy és időtartam
2.1. Tárgy: az ÁSZF szerinti szolgáltatás nyújtása: a személyes adatok tárolása, rendszerezése, megjelenítése, a bizonylatokba foglalása, továbbítása a NAV felé az Ügyfél nevében, mentése, exportja, archiválása és törlése.
2.2. Időtartam: a szerződés időtartama, és ezt követően az ÁSZF 6. pontja szerinti megőrzési idő (betekintés, archívum). A megőrzési időben a Szolgáltató az adatokat csak tárolja, az Ügyfélnek hozzáférést és exportot ad, és a 11. pont szerint jár el.
3. A feldolgozott adatok és az érintettek
| érintettek köre | adatok |
|---|---|
| az Ügyfél vevői, megrendelői (magánszemélyek és cégek kapcsolattartói) | név, cím, adószám vagy közösségi adószám (ha van), e-mail-cím, telefonszám, szállítási cím, a vásárlás tételei és összege, a fizetés módja |
| az Ügyfél szállítói, bizományosai | név, cím, adószám, kapcsolattartó neve és elérhetősége, a bejövő számlák adatai |
| az Ügyfél alkalmazottai, megbízottai, akik a programban bizonylatot állítanak ki | név, felhasználói azonosító, a kiállított bizonylatok és a végzett műveletek naplója |
| csomagküldés esetén a címzettek | név, szállítási cím, telefonszám |
| hangalapú számlázásnál (ha az Ügyfél bekapcsolja) a funkciót használó felhasználók, és akikről a hangutasítás szól | hangfelvétel, annak átirata, és a művelethez a Programból lekért adatok (pl. vevő neve és egyenlege, termék, készlet, számla állapota) |
| a NAV-ból betöltött bejövő számlák szereplői | a számlán szereplő adatok |
Különleges adat: a program nem kér különleges kategóriájú személyes adatot. Az Ügyfél nem rögzít ilyet a szabad szöveges mezőkben (pl. megjegyzés), kivéve, ha erre jogalapja van. Ennek felelőse az Ügyfél.
4. Utasítások
4.1. A Szolgáltató az adatokat kizárólag az Ügyfél dokumentált utasítása szerint kezeli. Utasításnak minősül:
- ez a megállapodás és az ÁSZF;
- az Ügyfél felhasználóinak a programban végzett műveletei (pl. bizonylat kiállítása, NAV-küldés, export, törlés);
- az Ügyfél e-mailben adott külön utasítása.
4.2. Ha a Szolgáltató szerint egy utasítás jogszabályba ütközik, erről az Ügyfelet haladéktalanul tájékoztatja, és a végrehajtást felfüggesztheti.
4.3. Ha uniós vagy magyar jog az adatok kezelését vagy közlését írja elő (pl. hatósági megkeresés), a Szolgáltató erről az Ügyfelet a kezelés előtt tájékoztatja, kivéve, ha a jogszabály ezt fontos közérdekből tiltja.
5. Titoktartás
A Szolgáltató csak olyan személyeknek ad hozzáférést, akiknek a feladatuk ellátásához szükséges, és akik titoktartásra kötelezettek (munkaszerződés, megbízási szerződés vagy jogszabály alapján). A titoktartás a jogviszony megszűnése után is fennáll.
6. További adatfeldolgozók (alfeldolgozók)
6.1. Az Ügyfél általános felhatalmazást ad a 6.4. pontban felsorolt további adatfeldolgozók igénybevételére.
6.2. Új további adatfeldolgozó igénybevételéről vagy cseréjéről a Szolgáltató az Ügyfelet legalább [ALFELDOLGOZÓ ÉRTESÍTÉS] nappal előre e-mailben értesíti. Az Ügyfél ezen idő alatt indokolással tiltakozhat. Ha a felek nem egyeznek meg, az Ügyfél a szerződést a változás hatálybalépéséig díjmentesen felmondhatja.
6.3. A Szolgáltató a további adatfeldolgozóval írásban köti ki az e megállapodásban foglaltakkal azonos adatvédelmi kötelezettségeket, és a további adatfeldolgozó teljesítéséért úgy felel, mintha maga járt volna el.
6.4. A további adatfeldolgozók listája:
| további adatfeldolgozó | székhely | feladat | milyen adatot ér el | állapot |
|---|---|---|---|---|
| Vinodress España SL | Spanyolország (EU) | a program fejlesztése, üzemeltetése, hibaelhárítás | hibaelhárításkor és üzemeltetéskor a teljes adatbázist (naplózott, csak olvasó betekintéssel) | használatban |
| Hetzner Online GmbH | Németország (EU) | szerver, adatbázis, gyorsítótár, mentések tárhelye | minden adat (titkosított kapcsolaton, a szerveren) | használatban; az adatközpont helye [nem tisztázott] |
| Laravel Forge (Laravel Holdings Inc.) | [nem tisztázott – USA] | szerverkezelés, telepítés, a környezeti beállítások tárolása | közvetlenül nem fér adathoz; a szerverre belépési joga van | használatban |
| Cloudflare, Inc. | USA | DNS, a forgalom továbbítása és védelme (proxy), titkosítás | a böngésző és a szerver közötti forgalom, IP-címek | használatban |
| [E-MAIL-KÜLDŐ – tervezett: Resend] | [nem tisztázott – USA] | e-mailek küldése (számla, belépési kód, értesítés) | címzett neve, e-mail-címe, az e-mail tartalma és melléklete | még nincs bekapcsolva |
| [OBJEKTUMTÁRHELY – tervezett: Hetzner Object Storage vagy Cloudflare R2] | EU [nem tisztázott] | dokumentumok, archívum, mentések | bizonylatok PDF-jei, export- és mentésfájlok | még nincs bekapcsolva |
| [SMS-KÜLDŐ – Twilio] | USA | SMS-értesítés, ha az Ügyfél az SMS-kiegészítőt bekapcsolja | telefonszám, üzenet | kikapcsolva, csak a kiegészítővel |
| Eleven Labs Inc. (az ElevenLabs-csoport tagjaival) | USA | hangalapú számlázás: beszédfelismerés, hangasszisztens, felolvasás | a 3. pont szerinti hangadatok; a beszélgetés átirata; az Ügyfél fiókjának belső azonosítója | HU-ban kikapcsolva, amíg a garancia és a bekapcsolási tájékoztatás el nem készül (D211/2); bekapcsolni csak az Ügyfél tudja |
| [FIZETÉSI SZOLGÁLTATÓ] | [nem tisztázott] | az előfizetési díj beszedése | az Ügyfél számlázási adatai; kártyaadatot a Szolgáltató nem lát | [nem tisztázott] |
A NAV, az MNB és az Európai Bizottság VIES-rendszere nem további adatfeldolgozó. A NAV-hoz az adatok az Ügyfél jogszabályi kötelezettsége alapján, az Ügyfél nevében kerülnek; az MNB-hez nem kerül személyes adat; a VIES az Ügyfél partnerének közösségi adószámát ellenőrzi.
Ha a Szolgáltató a fenti listán nem szereplő szolgáltatást kapcsol be (pl. mesterséges intelligencián alapuló súgó, szövegfelismerés külső szolgáltatóval), azt a 6.2. pont szerint előre bejelenti.
Az ElevenLabs maga is vesz igénybe további feldolgozókat (pl. a hangasszisztens nyelvi modelljéhez). Ezek listáját az ElevenLabs a saját megfelelőségi oldalán teszi közzé, és változásukról legalább 30 nappal előre értesít [valószínű – az ElevenLabs adatfeldolgozási feltételei szerint; nem jogszabály]. A Szolgáltató ezeket az Ügyfél kérésére átadja.
7. Harmadik országba továbbítás
Az adatokat a Szolgáltató az EU-ban tárolja. Egyes további adatfeldolgozók (Cloudflare, Laravel Forge, az e-mail- és az SMS-küldő) egyesült államokbeli vállalkozások, vagy ilyen vállalkozás része; ezeknél az adat – a forgalom továbbítása, az e-mail kézbesítése során – az EU-n kívülre kerülhet.
Ilyen továbbítás csak a következő garanciák egyikével történik:
- a Bizottság megfelelőségi határozata (az EU–USA adatvédelmi keretrendszerben tanúsított vállalkozásnál), vagy
- a Bizottság által elfogadott általános adatvédelmi kikötések (szerződéses kikötések).
Az egyes szolgáltatóknál alkalmazott garancia:
| további adatfeldolgozó | garancia | állapot |
|---|---|---|
| ElevenLabs | elsődlegesen az EU–USA adatvédelmi keretrendszer (megfelelőségi határozat, GDPR 45. cikk); emellett az ElevenLabs adatfeldolgozási feltételeibe beépített általános szerződési feltételek (SCC, GDPR 46. cikk (2) c)) | a tanúsítás a vállalkozás saját nyilatkozata szerint fennáll [valószínű]; a hivatalos listán ellenőrizendő (riport) |
| Cloudflare, Laravel Forge, e-mail-küldő, SMS-küldő | keretrendszer vagy SCC | [nem tisztázott – a szolgáltatói szerződések alapján kitöltendő] |
Ha egy szolgáltató tanúsítása megszűnik, a Szolgáltató a továbbítást csak SCC és a továbbítás kockázatainak írásos felmérése alapján folytatja, vagy a funkciót kikapcsolja.
8. Adatbiztonsági intézkedések
A Szolgáltató a következő intézkedéseket alkalmazza (a program jelenlegi állapota szerint):
8.1. Titkosított kapcsolat: a böngésző és a szerver között kizárólag titkosított (HTTPS) kapcsolat; a böngésző egy évig nem engedi a titkosítás nélküli elérést. A NAV felé a kapcsolat szintén titkosított.
8.2. Belépés:
- jelszó csak visszafejthetetlen lenyomatként tárolva, legalább 8 karakter;
- kétlépcsős azonosítás e-mailben küldött, 10 percig érvényes kóddal. Kötelező a Szolgáltató munkatársainak és az Ügyfél könyvelőjének; az Ügyfél a többi felhasználóra is előírhatja;
- ismételt sikertelen belépés esetén a fiók 15 percre zárolódik, és az Ügyfél adminisztrátora értesítést kap;
- a belépések, jelszó-visszaállítások és kódbeírások száma időegységenként korlátozott;
- a munkamenet 120 perc inaktivitás után lejár; a munkamenet-süti csak titkosított kapcsolaton, a böngésző szkriptjei számára hozzáférhetetlenül működik.
8.3. Titkosított tárolás: a NAV-hozzáférés adatai (technikai felhasználó, jelszólenyomat, aláíró- és cserekulcs), a vevőknek küldött dokumentum-linkek és a külső szolgáltatások hozzáférési adatai titkosítva tárolódnak. A titkosító kulcs cserélhető.
8.4. Ügyfelek elkülönítése: minden adat ügyfél-azonosítóval tárolódik; a program az adatbázis-lekérdezéseket automatikusan az éppen belépett Ügyfél adataira szűri.
8.5. Szerepkörök: a felhasználók a szerepkörük szerinti jogosultsággal érik el az adatokat (tulajdonos, adminisztrátor, könyvelő – csak olvasás és letöltés, ellenőrzési meghatalmazott – csak az ellenőrzési oldalak). Az exportot csak adminisztrátor indíthatja.
8.6. A Szolgáltató hozzáférése: a Szolgáltató munkatársa az Ügyfél fiókjába csak olvasó betekintéssel léphet be; módosítást nem végezhet. A betekintés kezdete és vége a munkatárs azonosítójával és IP-címével az Ügyfél naplójába kerül.
8.7. Naplózás: a jogilag lényeges műveletek (kiállítás, módosítás, NAV-küldés, export, jogosultság-változás) naplója láncolt ellenőrzőösszeggel védett, így utólagos módosítása kimutatható. A naplókba jelszó, kulcs vagy token nem kerül; a NAV-azonosító csak maszkolva.
8.8. Bizonylatok sértetlensége: a bizonylat PDF-je a kiállításkor egyszer készül el, és utólag nem írható felül; a tárolt dokumentumokhoz ellenőrzőösszeg tartozik.
8.9. Kimenő kapcsolatok: a program külső szolgáltatást csak egy központi engedélylistán szereplő címre hívhat; minden más hívást letilt.
8.10. Mentés: az adatbázisról naponta mentés készül, és [MENTÉS ROTÁCIÓ] napig megmarad. [nem tisztázott: az éles környezet mentési helye, titkosítása és a visszaállítás próbája.]
8.11. Megőrzés és törlés: a megőrzési szabályok csak meghosszabbíthatják a megőrzést; jogi zárolás alatti adat nem törölhető. A törlés előbb visszaállítható, 30 nap után végleges.
8.12. Szervezési intézkedések: [nem tisztázott: a munkatársak titoktartási nyilatkozata, a hozzáférések rendszeres felülvizsgálata, az incidenskezelési eljárás leírása].
9. Közreműködés az érintetti kérelmeknél
9.1. Az érintettek kérelmeinek megválaszolása az Ügyfél feladata. A program ehhez eszközt ad: a partnerek adatai megtekinthetők, javíthatók, exportálhatók. Ahol jogszabály nem írja elő a megőrzést, a partner törölhető vagy anonimizálható.
9.2. Ha érintett közvetlenül a Szolgáltatóhoz fordul az Ügyfél által kezelt adatokkal kapcsolatban, a Szolgáltató a kérelmet [ÉRINTETTI KÉRELEM TOVÁBBÍTÁSA] munkanapon belül továbbítja az Ügyfélnek, és érdemben csak az Ügyfél utasítására jár el.
9.3. A Szolgáltató a 32–36. cikk szerinti kötelezettségek (biztonság, incidens-bejelentés, hatásvizsgálat, előzetes konzultáció) teljesítésében az Ügyfélnek a rendelkezésére álló információkkal segítséget nyújt.
10. Adatvédelmi incidens
10.1. A Szolgáltató az incidensről való tudomásszerzést követően indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb [INCIDENS ÉRTESÍTÉS] órán belül e-mailben értesíti az Ügyfelet.
10.2. Az értesítés – a rendelkezésre álló mértékben – tartalmazza:
- az incidens jellegét, az érintettek és az adatok körét és hozzávetőleges számát;
- a valószínű következményeket;
- a megtett és a tervezett intézkedéseket;
- a kapcsolattartó nevét és elérhetőségét.
Ami még nem ismert, azt a Szolgáltató később, részletekben küldi.
10.3. A NAIH felé a bejelentést (72 órán belül) és az érintettek tájékoztatását az Ügyfél mint adatkezelő végzi; a Szolgáltató ehhez minden szükséges információt átad. A Szolgáltató az incidenseket nyilvántartja.
11. A szerződés megszűnése: megőrzés, visszaadás, törlés
11.1. A GDPR szerint a feldolgozás végén az adatokat az adatkezelő választása szerint törölni kell vagy vissza kell adni, kivéve, ha uniós vagy tagállami jog a tárolást írja elő.
11.2. Az Ügyfél választása – utasítás a megőrzésre: a számlákat, nyugtákat és a hozzájuk tartozó adatokat az Ügyfélnek jogszabály alapján legalább 8 évig meg kell őriznie (Áfa tv. 179. §, Számv. tv. 169. §). Az Ügyfél ezért az ÁSZF elfogadásával arra utasítja a Szolgáltatót, hogy a megszűnés után az adatokat az ÁSZF 6. pontja szerinti ideig díjmentesen őrizze meg, és ezalatt az Ügyfélnek, illetve jogutódjának hozzáférést és exportot biztosítson. ⚑ KÜLÖN ELFOGADÁS
11.3. Visszaadás: a megszűnéskor és a megőrzés alatt bármikor az Ügyfél a teljes export-csomagot letöltheti (ÁSZF 6.5.). Ez a visszaadás.
11.4. Korábbi törlés: az Ügyfél a megőrzési idő vége előtt is kérheti a törlést, ha írásban nyilatkozik, hogy a megőrzési kötelezettségét más módon teljesíti. A Szolgáltató a kérésre a jogszabályban előírt megőrzés figyelmeztetésével, [KORAI TÖRLÉS HATÁRIDŐ] napon belül töröl.
11.5. Törlés a megőrzés végén: az ÁSZF 6.6. pontja szerint, előzetes értesítéssel. A biztonsági mentésekből a törölt adatok a mentések rotációjával, legfeljebb [MENTÉS ROTÁCIÓ] napon belül tűnnek el.
12. Ellenőrzés, igazolás
12.1. A Szolgáltató az Ügyfél kérésére rendelkezésre bocsát minden információt, amely e megállapodás teljesítését igazolja (pl. a biztonsági intézkedések leírása, a további adatfeldolgozók listája).
12.2. Az Ügyfél – vagy az általa megbízott, titoktartásra kötelezett ellenőr – [AUDIT ÉRTESÍTÉS] nappal előre egyeztetett időpontban ellenőrzést végezhet. Az ellenőrzés nem veszélyeztetheti más ügyfelek adatainak biztonságát. A helyszíni ellenőrzés költségét az Ügyfél viseli, kivéve, ha az ellenőrzés lényeges szerződésszegést tár fel.
13. Felelősség
A felek felelősségére a GDPR 82. cikke és az ÁSZF 8. pontja irányadó. Az ÁSZF felelősségkorlátozása az érintettekkel szembeni felelősséget nem korlátozza.