Adatkezelési tájékoztató
1. Kire vonatkozik ez a tájékoztató?
A Facturmax programban kétféle adatkezelés folyik:
| ki dönt az adatokról? | mit fed le? | hol szabályozzuk? | |
|---|---|---|---|
| A) | a Szolgáltató (adatkezelő) | a felhasználói fiókok, a kapcsolattartás, a Szolgáltató saját számlázása, a biztonsági naplók | ez a tájékoztató |
| B) | az Ügyfél (adatkezelő); a Szolgáltató adatfeldolgozó | az Ügyfél vevőinek, szállítóinak, alkalmazottainak adatai, amelyeket az Ügyfél a programban rögzít | az Adatfeldolgozási megállapodás; az érintettek tájékoztatása az Ügyfél feladata |
Ha az Ügyfél vevője vagy partnere a B) körbe tartozó adatairól kérdez, forduljon közvetlenül ahhoz a vállalkozáshoz, amely a számlát kiállította. A Szolgáltató a kérést – ha hozzá érkezik – továbbítja az Ügyfélnek.
2. Az adatkezelő
- Név: [SZOLGÁLTATÓ NEVE]
- Székhely: [SZÉKHELY]
- Cégjegyzékszám: [CÉGJEGYZÉKSZÁM] (nyilvántartja: [CÉGBÍRÓSÁG]); adószám: [ADÓSZÁM]
- Kapcsolat adatvédelmi ügyekben: [ADATVÉDELMI E-MAIL]
- Adatvédelmi tisztviselő: [ADATVÉDELMI TISZTVISELŐ – ha kijelölésre kerül, egyébként: „Adatvédelmi tisztviselő kijelölésére a Szolgáltató nem köteles.”]
A program fejlesztője és licenctulajdonosa a Vinodress España SL. A fejlesztő a Szolgáltató megbízásából, adatfeldolgozóként végez üzemeltetést és hibaelhárítást (5. pont).
3. Milyen adatokat, milyen célra, milyen jogalapon, meddig kezelünk?
3.1. Felhasználói fiók
| érintettek | az Ügyfél felhasználói: tulajdonos, adminisztrátor, értékesítő, raktáros, könyvelő, ellenőrzési meghatalmazott |
| adatok | név, e-mail-cím, (megadása esetén) telefonszám, jelszó (csak visszafejthetetlen lenyomatként), szerepkör és jogosultságok, nyelvi beállítás, a kétlépcsős azonosítás adatai, az ÁSZF és a nyilatkozatok elfogadásának időpontja |
| cél | a belépés, a jogosultságok kezelése, a szolgáltatás nyújtása |
| jogalap | a szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b)) – a tulajdonos esetében; a további felhasználóknál a Szolgáltató és az Ügyfél jogos érdeke (6. cikk (1) f)), hogy a szerződést a munkavállalók és megbízottak révén teljesítsék |
| megőrzés | a felhasználói fiók megszűnéséig; ezután a 3.4. pont szerinti naplókban az azonosító a naplók megőrzési idejéig |
3.2. Kapcsolattartás és ügyfélszolgálat
| adatok | név, e-mail-cím, telefonszám, a megkeresés tartalma, a válasz |
| cél | kérdések, hibabejelentések, panaszok kezelése; a szerződéses értesítések (fizetési emlékeztető, megszűnés, ÁSZF-módosítás, rendszerértesítés) kiküldése |
| jogalap | szerződés teljesítése (6. cikk (1) b)); a panaszoknál jogos érdek (6. cikk (1) f)) |
| megőrzés | a megkeresés lezárásától [KAPCSOLATTARTÁSI MEGŐRZÉS] évig; szerződéses értesítéseknél a szerződés megszűnésétől az általános elévülési időig (5 év) |
3.3. A Szolgáltató számlázása
| adatok | az Ügyfél neve, címe, adószáma, a kapcsolattartó neve és e-mail-címe, a fizetés adatai (a kártyaadatokat a Szolgáltató nem látja és nem tárolja) |
| cél | az előfizetési díj számlázása, behajtása, a könyvelés |
| jogalap | jogi kötelezettség (6. cikk (1) c)) – Áfa tv. 169. §, 179. §; Számv. tv. 169. § |
| megőrzés | 8 év a számla kiállításának évét követően (Számv. tv. 169. § (2)) |
3.4. Biztonsági és működési naplók
| adatok | felhasználói azonosító, IP-cím, időpont, böngésző-azonosító, a végzett művelet (pl. belépés, bizonylat kiállítása, beállítás módosítása, export), hibaüzenetek |
| cél | a rendszer biztonsága, visszaélések felderítése, hibák elhárítása; annak bizonyítása, hogy a bizonylatot ki, mikor állította ki, módosította vagy küldte a NAV-nak |
| jogalap | jogos érdek (6. cikk (1) f)): a rendszer biztonsága és a bizonylatok hitelességének bizonyítása. Kifejezett naplózási kötelezettséget a 23/2014. NGM rendelet hatályos szövege nem ír elő (a 11. § hatályon kívül van); a bizonylatokhoz kötött naplók megőrzése a bizonylatok megőrzési kötelezettségét szolgálja |
| megőrzés | a bizonylatokhoz kapcsolódó naplók (kiállítás, módosítás, NAV-küldés, export): a bizonylatokkal azonos ideig (legalább 8 év); egyéb biztonsági naplók: [BIZTONSÁGI NAPLÓ MEGŐRZÉS]; hibanaplók: [HIBANAPLÓ MEGŐRZÉS] |
3.5. Sütik és helyi tárolás
A program csak a működéshez szükséges sütiket és böngészőbeli tárolást használ (munkamenet, biztonsági token, nyelvi beállítás, az Easy- alkalmazásban a kapcsolat nélküli nyugták átmeneti tárolása). Ezekhez hozzájárulás nem kell. Reklám- vagy követő sütit a program nem használ. [nem tisztázott: használ-e a nyilvános weboldal analitikát – ha igen, külön sütitájékoztató és hozzájárulás kell.]
3.6. Ellenőrzési meghatalmazott és könyvelő
A meghatalmazott és a könyvelő adatait az Ügyfél tulajdonosa adja meg a meghívással. A Szolgáltató ezeket a 3.1. pont szerint kezeli. A könyvelő belépéséhez a program kétlépcsős azonosítást kér.
3.7. Hangalapú számlázás (ha az Ügyfél bekapcsolja)
A hangutasításokban elhangzó adatok (pl. vevő, termék, összeg) az Ügyfél adatai: ezeket a Szolgáltató adatfeldolgozóként kezeli (1. pont, B) kör; Adatfeldolgozási megállapodás). A Szolgáltató saját adatkezelése ennél a funkciónál szűk:
| adatok | a beszélgetés hossza (percben, a díjazáshoz és a havi kerethez); visszaélésgyanú vagy elégedetlenség jelzésekor a felhasználó szavainak legfeljebb 300 karakteres részlete, a beszélgetés azonosítója és a felhasználói azonosító |
| cél | a funkció díjazása, a visszaélés (pl. a rendszer utasításainak kijátszása) felderítése, a funkció hibáinak javítása |
| jogalap | jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) f)) |
| megőrzés | a percadatok: [PERCADAT MEGŐRZÉS] (ha a Szolgáltató számláján szerepelnek, a 3.3. pont szerint); a szövegrészletek: [HANGRÉSZLET MEGŐRZÉS] – a kódban ma nincs törlési szabály [nem tisztázott] |
A hangot a Program nem tárolja. A hangfelismerést és a beszélgetést az ElevenLabs végzi (5. és 6. pont). A hangfelvételt a program csak a kimondott szöveg felismerésére használja, a beszélő azonosítására nem; ezért nem minősül biometrikus adatnak [valószínű].
A bekapcsoláskor megjelenő tájékoztatás szövege:
Hangalapú számlázás bekapcsolása
A hangalapú számlázás bekapcsolásával a Program a kimondott utasításokat egy külső szolgáltatóval, az ElevenLabs-szel dolgozza fel.
- Mi jut el a szolgáltatóhoz? A hangfelvétel, annak szöveges átirata, és az utasításhoz szükséges adatok a Programból (pl. a megnevezett vevő neve, egy termék ára, egy számla állapota).
- Hová? Az Egyesült Államokba. A továbbítás az EU–USA adatvédelmi keretrendszer alapján, ennek hiányában az Európai Bizottság általános szerződési feltételei alapján történik.
- Meddig? A Program a hangfelvételt nem tárolja. A szolgáltató a beszélgetés adatait a saját szabályai szerint, legfeljebb [ELEVENLABS MEGŐRZÉS] ideig őrzi.
- Mire figyeljen? Ne mondjon ki olyan adatot, amely az utasításhoz nem kell (pl. egészségügyi adatot, jelszót, bankkártyaszámot). A hangutasítással előkészített bizonylatot kiállítás előtt mindig ellenőrizze.
- Kik érintettek? Mindenki, aki a fiókban a funkciót használja. Tájékoztassa erről a munkatársait.
A funkciót a [MENÜ – HANGALAPÚ SZÁMLÁZÁS] menüben bármikor kikapcsolhatja. Részletek: Adatkezelési tájékoztató · Adatfeldolgozási megállapodás, 7. pont
[ ] Elolvastam, és a fiók nevében bekapcsolom a hangalapú számlázást.
4. Kinek adjuk át az adatokat?
- NAV: a számla- és nyugta-adatszolgáltatás az Ügyfél kötelezettsége; a program az Ügyfél NAV-technikai felhasználójával, az Ügyfél nevében küldi. Ez a B) körbe tartozik.
- Hatóságok, bíróság: jogszabályban előírt megkeresésre, a megkeresésben meghatározott adatkörben.
- Adatfeldolgozók: az 5. pontban felsoroltak, kizárólag a Szolgáltató utasítása szerint.
Adatot a Szolgáltató nem ad el, és reklámcélra nem használ.
5. Adatfeldolgozók
| adatfeldolgozó | feladat | hol tárolja / éri el az adatot |
|---|---|---|
| Vinodress España SL (Spanyolország) | a program fejlesztése, üzemeltetése, hibaelhárítás, ügyfélszolgálati háttér | EU (Spanyolország) – csak hozzáférés, az adatok a tárhelyen maradnak |
| Hetzner Online GmbH (Németország) | szerver, adatbázis, mentések | EU [az adatközpont helye nem tisztázott] |
| Laravel Forge (Laravel Holdings Inc.) | szerverkezelés, telepítés | [nem tisztázott – USA]; adathoz közvetlenül nem fér |
| Cloudflare, Inc. (USA) | DNS, a forgalom továbbítása és védelme | globális hálózat; IP-cím és forgalom |
| [E-MAIL-KÜLDŐ – tervezett: Resend] | e-mailek (belépési kód, értesítés, a Szolgáltató számlája) küldése | [nem tisztázott – USA] |
| [FIZETÉSI SZOLGÁLTATÓ] | az előfizetési díj beszedése | [nem tisztázott] |
| [SMS-KÜLDŐ – Twilio] | SMS, csak ha az Ügyfél az SMS-kiegészítőt bekapcsolja | USA |
| Eleven Labs Inc. (USA), az ElevenLabs-csoport tagjaival | hangalapú számlázás: beszédfelismerés, a hangasszisztens működtetése, felolvasás – csak ha az Ügyfél bekapcsolja | USA (az adatokat az Egyesült Államokban tárolja) |
A böngésző a program egyes oldalain betűtípust és megjelenítési elemet külső tárhelyről (fonts.bunny.net, cdn.tailwindcss.com) tölthet le; ekkor a látogató IP-címe ezekhez a szolgáltatókhoz is eljut. [nem tisztázott: ezek helyi kiszolgálásra cserélése – riport J-pont.]
A lista változásáról a Szolgáltató az Ügyfeleket az Adatfeldolgozási megállapodás szerint előre értesíti.
6. Harmadik országba továbbítás
Az adatokat a Szolgáltató az EU-ban tárolja. A Cloudflare, a Laravel Forge, az e-mail- és az SMS-küldő, valamint az ElevenLabs egyesült államokbeli vállalkozás, vagy ilyen vállalkozás része. Náluk az adat (IP-cím, e-mail-cím, az e-mail tartalma; a hangalapú számlázásnál a hang, az átirat és az utasításhoz szükséges adatok) az EU-n kívülre kerül.
| címzett | garancia |
|---|---|
| ElevenLabs | az EU–USA adatvédelmi keretrendszer (a Bizottság megfelelőségi határozata) – a vállalkozás saját nyilatkozata szerint tanúsított [valószínű; a hivatalos listán ellenőrizendő]; emellett az ElevenLabs adatfeldolgozási feltételei az általános szerződési feltételeket (SCC) is tartalmazzák |
| Cloudflare, Laravel Forge, e-mail-küldő, SMS-küldő | [nem tisztázott: szolgáltatónként kitöltendő – keretrendszer vagy SCC] |
7. Adatbiztonság
A Szolgáltató a személyes adatokat a kockázatnak megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védi. Az intézkedések leírása az Adatfeldolgozási megállapodás 8. pontjában található.
8. Az Ön jogai
Az érintett a következőket kérheti a Szolgáltatótól a 3. pont szerinti adatairól:
- hozzáférés: tájékoztatás arról, milyen adatát kezeljük, és másolat (GDPR 15. cikk);
- helyesbítés: a pontatlan adat javítása (16. cikk) – a fiókadatok nagy része a programban közvetlenül is javítható;
- törlés: ha az adatkezelés célja megszűnt, vagy a jogalap nem áll fenn (17. cikk). Nem töröljük azt, amit jogszabály alapján meg kell őriznünk (pl. számlák, előírt naplók);
- korlátozás (18. cikk);
- adathordozhatóság: a fiókadatok géppel olvasható formában (20. cikk);
- tiltakozás a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen (21. cikk).
Hogyan? E-mailben: [ADATVÉDELMI E-MAIL]. A Szolgáltató a kérelemre legfeljebb egy hónapon belül válaszol; ez indokolt esetben két hónappal meghosszabbítható, amiről a Szolgáltató az első hónapban tájékoztat (12. cikk (3)). A kérelmező személyazonosságát a Szolgáltató ellenőrizheti.
Panasz és bíróság:
- Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) – 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.; [email protected]; www.naih.hu [cím a közzététel előtt ellenőrizendő];
- bírósághoz is fordulhat; a pert a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindíthatja.
9. Automatizált döntéshozatal
A program a felhasználókról automatizált döntést (profilalkotást) nem hoz. Az adókód-javaslat és a figyelmeztetések az Ügyfél bizonylataira vonatkoznak, és a döntést mindig a felhasználó hozza meg.
10. Módosítás
A Szolgáltató ezt a tájékoztatót a változások szerint frissíti; a lényeges változásról e-mailben és a programban értesít. A tájékoztató mindenkori változata a https://staging.facturmax.hu/jogi címen érhető el.
Hatályos: [HATÁLYBALÉPÉS]. Verzió: 1.1.